ПринятЗаявка № 0417
Как мы перевели расписание на события
Трек «Архитектура» · 40 минут
3 рецензии · 8,2
Система управления конференциями
Вся конференция в одной колоде
ConfDeck нужен командам, которые проводят профессиональные конференции регулярно. Заявки на доклады, решения программного комитета, расписание, билеты, личный кабинет участника и сайт события работают с одной историей выпуска.
Облако с самостоятельной регистрацией · отдельное пространство для крупного организатора
Приём заявок на докладыПрограммный комитетСетка расписанияВарианты участия и билетыОплата через ЮKassaЛичный кабинет участникаСайт события и конструкторФормыПисьма и рассылкиВход по QRМатериалы и трансляцииСертификатыПартнёрыCRMАвтоматизации
Узнаваемая ситуация
Сейчас конференцию собирают из семи разных мест
Заявки лежат в таблице, рецензии приходят письмами, регистрация живёт в форме, билеты продаются в отдельном сервисе, договорённости с партнёрами остаются в CRM и чатах. Каждое изменение программы приходится переносить руками.
ConfDeck собирает эти части в одну систему. Доклад, билет, партнёр и слот расписания становятся записями одного выпуска, поэтому правка в одном месте сразу видна на сайте, в личном кабинете и у команды.
Путь конференции
Семь шагов от идеи до следующего выпуска
Создать конференцию
Конференция и её выпуск появляются вместе с сайтом: страницы «О событии», «Программа», «Докладчики», «Партнёры», «Регистрация» и «Архив» уже на месте.
Принять участников
Варианты участия с ценой и форматом, опубликованная форма регистрации и оферта. Чек-лист запуска показывает, чего не хватает до открытия продаж.
Обработать людей
Билеты, замены и возвраты, заявки докладчиков и решения программного комитета, обязательства перед партнёрами: всё в карточках с историей изменений.
Провести событие
Вход по QR-коду билета, опубликованная сетка программы и инфоэкраны в залах. Замена доклада в слоте сразу обновляет сайт и уходит письмом докладчикам.
Открыть материалы
Слайды, записи и трансляции появляются в личном кабинете по правилу доступа: всем с билетом, только онлайн-участникам или тем, кто был на входе.
Выполнить обещания
Рассылки по выборке с предпросмотром и числом получателей, выгрузки участников, отчёт партнёру по каждому пункту договорённости.
Запустить следующий
Новый выпуск копирует варианты участия и формы, по галочкам переносит комитет и партнёров. Прошлый выпуск уходит в архив сайта с программой.
Путь доклада
От заявки до сцены без пересылок
Программа — самая сложная часть конференции, и именно её чаще всего ведут в почте и таблицах. В ConfDeck у заявки есть рецензенты, решение комитета с комментарием, слот в сетке и момент публикации.
- Заявка
Докладчик заполняет форму на сайте события. Карточка доклада и профиль докладчика создаются сами.
- Рецензии
Комитет видит заявки своего трека, ставит оценки и пишет комментарии в одной карточке.
- Решение
Принять, отклонить или вернуть на доработку. Решение сохраняется с автором и причиной.
- Слот
Доклад встаёт в сетку зала. При замене докладчики получают письмо, история сетки сохраняется.
- Публикация
«Опубликовать программу» обновляет сайт, личный кабинет и экраны в залах одновременно.
Модули
Каждая часть работы получает свой модуль
Модули включаются и выключаются по задачам команды. Выключенный модуль исчезает из интерфейса, а основной процесс конференции продолжает работать на любом наборе.
Программный комитет
Приём заявок, распределение по трекам и рецензентам, оценки, решения с комментариями, письма докладчикам по итогам.
Программа и расписание
Сетка по залам и времени, замены докладов, публикация ревизии на сайт и экраны.
Билеты и оплата
Варианты участия, заказы, оплата через ЮKassa, отказы, возвраты и замены участника.
Личный кабинет участника
Билеты с QR, заказы, передача билета коллеге, материалы, трансляции, сертификаты в PDF.
Сайт события и конструктор
Сайт конференции появляется вместе с ней и всегда показывает текущий выпуск. Страницы собираются из блоков, а блок «Запрос» выводит любую открытую выборку: докладчиков трека, партнёров уровня, программу дня.
Вход на событие
Сканирование QR-кода билета отмечает проход, отметка видна в фильтре участников.
Письма и рассылки
Шаблоны, предпросмотр, число получателей до отправки, лимит попыток и итог по каждой рассылке.
Инфоэкраны
Что идёт сейчас и что дальше в каждом зале, по опубликованной программе.
Компании и партнёры
Уровни партнёрства, обязательства по выпуску, логотипы на сайте по уровням.
Автоматизации и формы
Формы регистрации и заявок публикуются на сайте; события в системе запускают письма и действия по правилам, у каждого задания есть лимит попыток и конечный статус.
CRM
Компании, контакты и сделки организатора рядом с конференцией.
Материалы и трансляции
Слайды, записи YouTube, VK и Rutube в плеере, доступ по правилам события.
Что получает команда
Пять результатов, ради которых меняют привычный набор инструментов
- 01
Управляемый выпуск
У каждой задачи есть состояние, ответственный, срок и история, а руководитель видит готовность конференции без созвона.
- 02
Согласованные роли
Комитет, регистрация и партнёрский менеджер работают с одними и теми же записями, и каждый видит свою часть.
- 03
Меньше ручных сверок
Версии таблиц, форм, писем и сайта больше не нужно соединять вручную: программа публикуется из одного места.
- 04
Повторяемость
Следующий выпуск начинается из проверенной структуры и не тянет за собой старые персональные данные и обещания.
- 05
Доказуемость
Можно восстановить, кто и что изменил, кому выдан доступ, что получил партнёр и куда ушла выгрузка участников.
Корпоративная покупка
Двадцать мест, один плательщик и четыре замены
Компания оплачивает заказ на двадцать мест, а людей назначает позже. Сотрудник получает билет на свою почту, коллега передаёт место через личный кабинет, замена сохраняется в истории заказа. Регистрации больше не нужен список в Excel от отдела кадров.
Серия конференций
Бренд конференции живёт дольше одного года
«Новый выпуск» переносит варианты участия и формы, по выбору добавляет комитет и партнёров. Сайт конференции остаётся тем же, показывает новый выпуск, а прошлые уходят в архив с программой и партнёрами.
Для каждого в команде
Один выпуск, шесть разных рабочих дней
«Всё лежит в разных местах, и никто не видит, насколько мы готовы»
Чек-лист запуска выпуска, статусы заявок, продажи по вариантам участия и обязательства партнёров собраны в карточке события. Каждый пункт чек-листа ведёт туда, где его можно исправить.
«Заявки в почте и таблицах, история решений теряется»
Заявки по трекам, назначенные рецензенты, оценки и решение с комментарием. Через полгода видно, почему доклад приняли и кто голосовал.
«Каждый год заново собираем карточки докладчиков»
Профиль докладчика живёт между выпусками: фото, биография, прошлые доклады и материалы. Письма о слоте и заменах уходят из системы.
«Юрлицо купило двадцать мест, а заменить человека честно невозможно»
Заказы, билеты и участники связаны: замена, отказ и возврат делаются из карточки, вход отмечается по QR, выгрузка выборки пишется в журнал.
«Обещали слот и логотип, а подтвердить нечем»
Обязательства партнёра по выпуску отмечаются по мере выполнения, логотипы выводятся на сайте по уровням, отчёт собирается из тех же записей.
«На сайте снова старая программа»
Сайт читает опубликованную программу напрямую. Конструктор собирает лендинги из блоков, а рассылки уходят по любой выборке участников.
Ваша CRM остаётся
Продажи можно и дальше вести в amoCRM или Битрикс24
ConfDeck берёт на себя подготовку конференции: заявки на выступление, решения программного комитета, программу и работу с участниками. Встроенная CRM пригодится тем, у кого её пока нет, а остальные продолжат работать в привычной системе продаж.
Сравнение
Где заканчиваются привычные инструменты
Сравниваем классы инструментов, которыми организаторы пользуются сегодня. Конкретные сервисы развиваются, поэтому смотрите на тип задачи.
| Задача | ConfDeck | Билетный сервис | CRM общего назначения | Таблицы и формы |
|---|---|---|---|---|
| Продажа билетов и оплата | ||||
| Приём заявок на доклады и рецензии | ||||
| Решения комитета с историей | ||||
| Сетка программы и её публикация | ||||
| Корпоративный заказ с заменами | ||||
| Сайт события из тех же данных | ||||
| Материалы и сертификаты в кабинете | ||||
| Следующий выпуск из готовой структуры |
естьчастично или через доработкунет
Как подключиться
Один продукт и два способа начать
Для команды, которая хочет начать сама
Регистрация на сайте, своё пространство с адресом организации и пустой чек-лист первой конференции. Подписка помесячная, тарифы отличаются набором модулей, и тариф можно понизить без потери данных.
- Самостоятельная регистрация
- Набор модулей под задачи
- Данные сохраняются при смене тарифа
Для крупного организатора
Тот же продукт, развёрнутый отдельно для вашей компании, с доработками под ваши процессы и требования службы безопасности. Начинаем с пилота на одной конференции.
- Отдельное развёртывание
- Доработки под процессы
- Пилот на одном выпуске
Цены тарифов опубликуем вместе с открытием облака. До этого условия обсуждаются при подключении.
Узнаёте?
Фразы, после которых команды ищут систему
«Время доклада поменяли за три дня до события. Правили в шести местах, а на сайте всё равно осталось старое.»
«Отдел кадров прислал список в Excel, а потом ещё четыре замены письмами.»
«Партнёр попросил отчёт, и мы два дня собирали его из четырёх источников.»
«Каждый новый выпуск начинается с копирования прошлогодних таблиц вместе со всем мусором.»
Отзывы клиентов появятся здесь после пилотов, с их разрешения.
Откуда продукт
ConfDeck вырос из системы, на которой проводили живую IT-конференцию
Сначала это был сайт и рабочая панель одной конференции: программа, докладчики, партнёры, билеты и архив выпусков. Решения, которые выдержали настоящие события, стали основой продукта, а всё, что держалось на ручной работе, мы переделали в процессы.
Журнал
Разбираем работу организатора
Первые статьи готовим к публикации.
Как устроить рецензирование, чтобы через полгода было понятно, почему доклад приняли
Корпоративные заказы: замены, возвраты и честный список участников
Что переносить в следующий выпуск, а что оставлять в архиве
Вопросы
То, что спрашивают на первом разговоре
Подойдёт ли ConfDeck для конференции не про IT?
Да. Программный комитет, сетка, билеты и личный кабинет одинаково нужны медицинской, отраслевой и научной конференции. Названия полей и разделов настраиваются под ваш словарь.
Нужно ли отказываться от нашей CRM?
Нет. Продажи и сделки могут оставаться в amoCRM или Битрикс24. ConfDeck закрывает подготовку и проведение конференции, а встроенная CRM пригодится тем, у кого её пока нет.
Как принимается оплата билетов?
Через ЮKassa: участник оформляет заказ на сайте события, оплачивает и получает письмо со ссылкой в личный кабинет с билетом и QR-кодом.
Можно ли начать с одного модуля?
Можно. Модули выключаются по функциям, а основной процесс конференции работает и на минимальном наборе. Многие начинают с программы и регистрации.
Чем облако отличается от отдельного пространства?
Это один продукт. Отдельное пространство разворачивается только для вашей компании и может получить доработки под ваши процессы и требования безопасности.
Что происходит с данными прошлых выпусков?
Они остаются в архиве: программа и партнёры на сайте, билеты, материалы и сертификаты в личных кабинетах участников. Новый выпуск не копирует персональные данные.
Соберите первую конференцию в ConfDeck
Создайте пространство, и чек-лист запуска проведёт вас от первого выпуска до открытых продаж. Для крупного организатора начнём с разбора одного вашего процесса.